Контроль точек

Юлия Лайши

Эксперт по предмету «Организационное развитие»

преподавательский стаж — 5 лет

Проблема

Какая ситуация бывает при выполнении проекта?

Знакомо? Методика контрольных точек помогает решить проблему. Основной смысл подхода — заменяем один большой аврал на нескольких маленьких.

См. также: Режимы боя

Контроль точек (Control Points или CP) — необычный командный режим боя.

Цель — захватывать точки (особым образом обозначенные места на карте), за владение которыми команде начисляются очки. Битвы ограничиваются либо количеством очков, либо по времени.

Введение в метод контрольных точек

Существует множество методик управления проектами. Выделяют классические, гибкие и гибридные методики. Метод контрольных точек относится к классическим.

Методика позволяет получать прозрачный прогнозируемый результат в срок и минимизировать риск большого количества работы в последний момент. В нашей компании с недавнего времени применяется именно метод контрольных точек в работах по разработке и проектированию IT-систем.

Что же нужно знать вам про методику? Какую пользу получает заказчик от использования подрядчиком метода контрольных точек?

Общие сведения о бизнес-процессах

Бизнес-процесс — это комплекс работ и мероприятий, связанных между собой, которые позволяют получить конкретный коммерческий результат.

Бизнес-процессы легли в основу новой управленческой концепции. В 70-е годы прошлого века впервые о них заговорили в контексте необходимости внедрения информационных технологий во взаимодействие между людьми. Задача заключалась в том, чтобы интегрировать модель «человек-машина». Впервые концепция этого взаимодействия было описана и структурирована американскими военными. Позже она стала использоваться гражданскими лицами в совершенно разных отраслях деятельности.

Разнообразные отрасли и способы построения предприятий определяют специфику бизнес-процессов. Их существует большое множество. Однако принято обобщать бизнес-процессы и разделять их на три больше группы. Основные процессы направлены на выработку общих концепций функционирования предприятия, например, на создание стратегии, методов корпоративного управления. Операционные процессы формируют основной доход компании. Большинство регулирующих мероприятий направленно именно на них. Вспомогательные бизнес-процессы не участвуют в формировании дохода, однако они позволяют предприятию функционировать в существующей среде.

Создание бизнес-процесса начинается с исследования потребителя, его ожиданий и требований. Далее происходят разработка и детализация бизнес-процесса с учетом этой информации. Для анализа существующих процессов используются детализация, моделирование, визуализация, также может составляться карта бизнес-процесса.

Предприятие самостоятельно разрабатывает свои бизнес-процессы с учетом взаимодействия с поставщиками, подрядчиками, покупателями. Основная задача процесса — создавать ценность и стоимость, при этом быть оптимальным в плане расходования ресурсов. Благо должно быть востребовано покупателями, представлять для них ценность, иначе оно не будет реализовано и не принесет ожидаемого дохода.

Не очень понимаю, почему такую простую и очевидную концепцию пафосно называют аж “технологией управления по контрольным точкам”, ну да ладно, давайте про эти самые контрольные точки сегодня поговорим, а то давно не было теоретических постов для начинающих. Уверена, что в том или ином виде вы уже используете контрольные точки не только в проектах, но в жизни, просто так их не называете.Control Points Diagram – Template

Что такое контрольные точки проекта

Контрольные точки – набор конкретных результатов, заранее определенных и получаемых в ходе проекта. Контрольные точки определяются на этапе планирования проекта, затем составляется их расписание (результаты привязываются к датам их получения), все это дело визуализируется и затем регулярно контролируется.

Смысла в этом целых три:

Важно! Контрольная точка – это конкретный результат, а не что-то неопределенное. Просто “техническое задание” – плохо, “техническое задание разработано и согласовано с заказчиком” – хорошо.

Часто еще можно увидеть мнение, что для каждой контрольной точки нужно указывать ответственного. В зависимости от масштаба проекта – наверное, можно, но смысл это имеет только на каких-то совсем небольших проектах, на уровне команды проекта или при необходимости четкого разделения ответственности между разными командами. А так за проект все-таки отвечает руководитель проекта.

Диаграмма контрольных точек проекта

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому вот несколько примеров диаграммы контрольных точек. Цель – просто и наглядно показать, какой у нас план и где мы сейчас.

Несколько примеров из интернетов:

1. Идеальный пример (и конкретные результаты, и план-факт, и сдвиг, и визуализация, и где мы сейчас, да еще и четкая легенда – вау!) – именно так выглядит каноническая диаграмма контрольных точек проекта, и именно в таком виде она наиболее наглядна и полезна. Качество не самое удачное, но лучшее из найденного.

Или вот еще один такой же:

2. Хороший пример (конкретные результаты, план-факт, но визуализации нет и где мы – непонятно) – в большинстве случаев управление по контрольным точкам сводится примерно к такому формату, поэтому пример неплох, хотя бОльшая часть пользы подхода тут уже потеряна.

Тоже хороший пример (результаты не совсем конкретны, но хотя бы понятны):

4. Плохой пример (ни результатов, ни сроков, еще и RACI-матрицу сюда же намешали)

Количество контрольных точек проекта

Количество контрольных точек проекта зависит исключительно от вашей потребности и уровня, до которого готов погружаться ваш заказчик. Я на практике стараюсь не превышать 7 точек на проект, просто потому, что бОльшее количество уже плохо воспринимается. Но никакого золотого стандарта тут нет, решение за руководителем проекта.

Также иногда практикуется разбиение контрольных точек по уровню значимости – на верхнем уровне идут критические результаты, на уровне ниже – не критические, но имеющие большое влияние на проект, еще ниже – просто важные и т.д.(каждый уровень ниже включает в себя все предыдущие уровни, конечно же). Заказчику мы будем показывать только критические, на планерках проектного офиса – обсуждать те, что имеют большое влияние, а с командой – регулярно отслеживать важные контрольные точки точки.

Управление по контрольным точкам

Возвращаясь к сказанному вначале поста – “технология” управления по контрольным точкам состоит из целых двух шагов:

Это вся технология, да.

Пример контрольных точек проекта

Давайте возьмем простой и понятный всем пример, например, организацию отпуска в США. Цель – поехать туда через 3 месяца и потратить не более 300 000 руб.

Чтобы отпуск состоялся, первое, что нам нужно – это определить контрольные точки. Например:

Profit! На каждой контрольной точке мы останавливаемся, смотрим, где мы и с каким результатом, решаем, нужно ли нам продолжать проект и корректируем наши планы при необходимости.

Не дали визу? Проект провален, дальше не идем. Купили билеты? Теперь мы точно знаем, в какой день прилетаем и улетаем, и можем планировать маршрут с учетом рабочих и выходных дней на интересных нам достопримечательностях. Маршрут готов? После покупки билетов мы поняли, сколько денег у нас осталось на все остальное, можем уточнить наши требования к уровню отелей и пойти их бронировать. Отели забронированы? Ну все, теперь прямо совсем понятно с деньгами и можно решить, хватит нам оставшихся денег на аренду кабриолета (ну классно же?), или бюджет уже трещит по швам и придется в этот раз обойтись малолитражкой. Все, вся основная подготовка завершена? Ну и отлично, осталось купить заранее билеты на “Джекилла” и пассы America the Beautiful, и отпуск мечты готов!

Это был пример верхнеуровневых точек, важных для заказчика. А дальше может идти детализация, например, в части бронирования автомобиля – выбран класс автомобиля, определены нужные нам опции (страховка без франшизы, навигатор и безлимитный пробег), выбрана компания, у которой мы будем его арендовать, сделана и оплачена бронь.

Вы великолепны, поздравляю с завершением проекта. Ну признайтесь же, использовали такой подход в жизни, просто не называли это пафосно “управлением по контрольным точкам”?

Бонусом к этому замечательному проекту – фото с доковидного отпуска как раз в США.

Резюмируя сказанное выше – управление по контрольным точкам – это всего лишь один из инструментов взаимодействия между руководителем проекта и заказчиком. Подойдет оно в тех случаях, когда заказчик не хочет или не может сильно погружаться в проект и хочет только понимать, на верном мы пути или нет. Управление по контрольным точкам подходит для проектов с явной последовательностью фаз (с водопадным жизненным циклом) и в случае четко определенного заранее конечного результата. Если у вас скрам или прочие аджайлы, при которых вы планируете результаты максимум на месяц-два вперед – это не ваша история.

UPD 22.01.2021: в комментах коллега поделился альтернативным мнением об этом подходе, рекомендую ознакомиться.

Шаблон диаграммы контрольных точек

Купить шаблон диаграммы контрольных точек за 99 руб.

Выглядит диаграмма так:

Информация полезна? Поддержи развитие проекта!

На кофе и новые материалы для читателей блога 🙂

Организация точек контроля в бизнес-процессе

Оптимизация бизнес-процессов — это основная задача работы руководителей предприятия. Для этих целей проводятся сбор данных, их обработка, анализ, сопоставление информации, выработка решений по внесению изменений. Возможно применение моделирования, визуализации для формирования более детального представления о процессах.

Точка контроля представляет собой точку, в которой можно проанализировать соответствие результатов запланированным ожидаемым итогам. То есть проверить, насколько бизнес-процесс соответствует требованиям, которые были заданы изначально к результату труда. Если руководством будет обнаружено несоответствие, то следующим шагом станет создание обратной связи. Обратная связь позволяет скорректировать результат, внести именно те изменения, которые положительным образом повлияют на него.

Качественное исполнение бизнес-процесса требует выделение мест, которые необходимы для контроля. То есть заранее определяются точки процесса, позволяющие проводить сверку между планируемыми и фактическими данными. Таким образом у руководства появляется действенный инструмент проверки соответствия текущей деятельности стратегическим и тактическим целям и задачам.

В практической деятельности используется два типа точек:

Стоит отметить, что точка контроля, внедренная в процесс, может заблокировать его дальнейшую реализацию, в случае, если результат не соответствует ожидаемому уровню качества, либо не удовлетворяет требованиям. Практическим примером может послужить операция проверки договора со сторонней организацией юридическим отделом. Если юристы выявят проблемные зоны, то договор не будет подписан, а значит, действия, предусмотренные им, не будут реализованы.

Точки контроля обычно внедряются в технические и информационные элементы системы, так как это позволяет автоматизировать контроль и снизить влияние человеческого фактора. Ошибки внутри автоматизированных систем блокируют любые последующие операции, что позволяет снизить риски и найти точку ошибки. Это и есть пример точек контроля внедренных в процесс.

Наблюдающие за процессом точки контроля существуют параллельно. Они не мешают свободному выполнению процесса и способствуют сбору информации и ее последующему анализу.

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Поиск по теме

Первичное формирование контрольных точек

В первую очередь, при старте проекта формулируются исходные контрольные точки. Как это сделать?

Цели проекта контролируются через целевые показатели.А вот результаты проекта контролируются через контрольные точки.

Поэтому, чтобы подготовить контрольные точки, необходимо выписать ключевые и важные результаты, после чего представить эти результаты последовательно.

В типовых проектах план по контрольным точкам можно взять из опыта прошлого проекта. Если проект уникальный, то контрольные точки можно сформировать на стратсессии команды.

В нашей компании есть два сформированных шаблона плана контрольных точек — для проектов по разработке и по проектированию IT-продуктов.

Контроль бизнес-процессов

Контроль — это система управления процессами предприятия. Он ориентирован на то, чтобы обеспечить долгосрочное функционирование, а также внедрить в практическую деятельность те методы и средства, которые позволят улучшить работу предприятия в целом.

С помощью контроля могут реализовываться следующие задачи:

«Организация точек контроля в бизнес-процессе» 👇

Сегодня контроль осуществляется с помощью автоматизированных систем управления. В практической деятельности в РФ под контролем часто понимается совокупность действий учета, контроля фактических и плановых показателей и анализа их отклонений.

Осуществление контроля невозможно без постоянного мониторинга изменений. Совершенствование бизнес-процессов всегда опирается на информацию, полученную в текущем моменте времени. Для этого процессы идентифицируются и исследуются на предмет необходимости изменений. Далее составляется представление о направлении развития с течением времени. Следующим этапом становится сравнение уровня собственных показателей, оценка начатых проектов и их результатов, либо промежуточных результатов. То есть управление всегда опирается на измеримые данные, иначе оно становится неэффективным. Измерения влияют на поведение руководителей и персонала, на принятие управляющих решений.

Каждая точка имеет свой буквенный индекс (A, B, C и т.д.). Индикатор в правом нижнем углу экрана показывает текущий статус всех точек. Иконки на экране показывают местоположение каждой точки, а также их статус.

Для захвата нужно находиться рядом с точкой, при этом игрок увидит индикатор захвата. Чтобы захватить (или нейтрализовать) точку, атакующих на ней должно быть больше, чем защищающихся. Не до конца нейтрализованная точка постепенно восстанавливается, а не до конца захваченная — наоборот, постепенно нейтрализуется. Чем больше игроков участвуют в захвате, тем быстрее точка будет захвачена. Если на точке находятся игроки обеих команд, то скорость захвата становится прямо пропорциональна разнице между количеством союзников и противников.

За удержание точки каждую n-ю секунду команде начисляются очки и снимаются очки у противника. Чем больше точек захвачено, тем быстрее начисляются очки. Выигрывает команда, набравшая больше очков, чем соперник. Захват точек в режиме СР происходит очень быстро. Команды могут выбирать между тактикой защиты точек на тяжёлых танках и тактикой быстрого захвата точек лёгкими танками. Играя в этом режиме, важно помнить, что начисление очков команде происходит только за удержание точек. Уничтожение противников помогает удерживать или захватывать точки, но не должно являться первостепенной задачей.

Примеры использования метода

Безусловно, методика контрольных точек применяется во многих компаниях и каждая организация корректирует подход под свои нужды. Предлагаем посмотреть примеры планов по контрольным точкам от разных организаций.

Метод контрольных точек в управлении проектами

Статья про методику управления проектом, которая помогает получать прозрачный прогнозируемый результат в срок и минимизировать риск авралов последнего момента. Метод можно использовать практически для любых отраслей и видов проектов — от строительства завода или проведения форума до организации собственной свадьбы.

Интересно: по методике контрольных точек в Сочи велась подготовка к проведению олимпиады.

Регулярная оценка статусов, рисков и пересмотр контрольных точек

Для того, чтобы методика работала, необходимы регулярные совещания. Регулярность на выбор в зависимости от проекта:

На каждом совещании в обязательном порядке для всех КТ за предыдущий период собирается подтверждение сделанности КТ, или объяснение, почему задача не выполнена.

Ключевое — самый большой спрос с исполнителя, если он помечал риск в контрольной точке как минимальный, но задачу не выполнил. Это повод для депремирования.

Вместе с этим, на регулярном совещании добавляются новые контрольные точки к запланированным изначально, и обсуждается риск в новых, и прошлых. В случае если риск меняется, то новые данные фиксируются в файле плана по контрольным точкам.

Для контрольных точек с большим риском предлагается план по снижению риска, либо на решение задачи добавляются ресурсы.

Уровень контрольной точки

Не все контрольные точки равноценны, выделяют как минимум три уровня:

Риск контрольной точки

Каждая контрольная точка (как минимум та, что должна быть выполнена в ближайшее время) должна быть оценена с точки зрения риска невыполнения.

Изначально сформированные контрольные точки помещаются, например, в файл — план по контрольным точкам.

Что должна содержать одна контрольная точка?

Контрольная точка должна содержать в себе следующую информацию:

Контрольная точка формулируется в прошедшем времени, совершенном виде и отвечает на вопрос «Что сделано?».

Как это делаем мы?

Напоследок покажем типовые шаблоны плана по контрольным точкам, которые используются в нашей компании и которые мы с недавних пор расшариваем нашим заказчикам. Да, вы правильно поняли, если вы начнете работать с нами, то получите интерактивный план по контрольным точкам, который будет еженедельно обновляться.

Контрольные точки типовые и они постоянно корректируются по мере выполнения проекта. Представленные контрольные точки это минимум на проекте. Первый скриншот — разработка IT продукта. Второй скриншот — подготовка прототипа и ТЗ.

Остались вопросы? Свяжитесь с нами удобным способом или оставьте заявку и мы ответим на ваши вопросы